Dokumentasjon av tiltaksarbeid

Dokumentasjonsplikt betyr at barnevernstjenesten må synliggjøre sitt arbeid i saken, altså at de må synliggjøre hva tjenesten har gjort og hvorfor de har gjort det. Å synliggjøre betyr i praksis å skrive ned de opplysninger man mottar og vurderinger som blir gjort, og at disse nedtegnelsene sammen med dokumenter som henholdsvis sendes ut og kommer inn blir lagt inn i barnevernsmappen. Dette må skje på alle stadier i en barnevernssak; i melde- og undersøkelsesfasen, når kommunen enten henlegger saken uten å iverksette tiltak eller selv fatter vedtak om tiltak eller fremmer en sak for nemnda, samt ved valg av plasseringssted, herunder Bufetats valg av institusjonsplass. Dokumentasjon av opplysninger og faglige vurderinger er også sentralt ved oppfølging og evaluering av igangsatte tiltak og når saken avsluttes.

Skriftlighet er nødvendig for å sikre at opplysninger som er nødvendige og relevante for en forsvarlig saksbehandling kan finnes igjen.

Rettssikkerheten for foreldre og barn blir svekket når saksmappen ikke inneholder en skriftlig dokumentasjon av hva som er gjort, hvilken informasjon som henholdsvis er innhentet og sendt ut og hvilke vurderinger som er gjort.

Nedtegning av barnevernets handlinger, skjønnsmessige vurderinger og faglige analyser underveis i saken er avgjørende for de muligheter barn og foreldre har til å ivareta sine interesser og synspunkter. Informasjonen er også viktig for at barnet i ettertid skal kunne forstå sin egen historie, og hvordan og hvorfor barnevernet handlet som de gjorde.

For barnevernstjenesten har dokumentasjonen avgjørende betydning for dens egen saksbehandling, for eksempel som grunnlag når det skal foretas vurderinger av hvilke tiltak som er riktige å sette inn i en familie.

En god dokumentasjonspraksis er også viktig for det tilfellet at saksbehandlere i barnevernstjenesten byttes ut, og for de tilfellene hvor barnet flytter mellom kommuner. Dokumentasjon er med andre ord viktig for å sikre kontinuitet i en barnevernssak. Ved mangelfull dokumentasjon kan ny saksbehandler, eller ny barnevernstjeneste hvis barnet flytter til ny kommune, gå glipp av viktig informasjon som de ellers ville kunne bygge videre på som grunnlag for å gi treffsikker hjelp.

Videre er dokumentasjonen som ligger i barnets saksmappe helt avgjørende for at andre myndigheter og organer skal kunne etterprøve, føre kontroll og tilsyn med barnevernstjenestens vurderinger og beslutninger.

Dokumentasjon er også et helt nødvendig premiss for god internkontroll. Les om internkontroll i kapittel 12.9.

Barnevernstjenesten har plikt til å føre en journal for hvert enkelt barn. Det følger av barnevernsloven § 12-4.

Journalplikten gjelder i alle ledd av barnevernets saksbehandling, og gjelder for både barnevernstjenesten og Bufetat. Dette inkluderer også private, statlige og kommunale institusjoner (Prop. 133 L (2022-2021)kapittel 25.

I barnevernsloven § 2-1 annet ledd er det eksplisitt presisert lovfestet at dersom barnevernstjenesten henlegger en bekymringsmelding uten undersøkelse, skal den begrunne henleggelsen skriftlig. Begrunnelsen skal inneholde faglige vurderinger.

Det følger også av forvaltningsloven § 11 d at muntlige opplysninger som har betydning for saken skal skrives ned hvis det er mulig, og forvaltningsloven §§ 17 og 18 forutsetter også skriftlighet for at henholdsvis utredningsplikten og partenes innsynsrett skal kunne anses oppfylt.

Utgangspunktet er at journalen skal inneholde alle vesentlige og faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som barnevernet bygger sin saksbehandling på og som kan ha betydning for de beslutninger og vedtak som treffes. Dette følger av barnevernsloven § 12-4 første ledd andre setning.

I Prop 133L (2020-2021)kap. 25 er journalpliktens innhold nærmere beskrevet. Journalen skal inneholde:

• alle vesentlige faktiske opplysninger, herunder nødvendig informasjon om barnet og barnets omsorgssituasjon, hvordan barnevernstjenesten har handlet i saken, møtereferater, hvordan barnet har fått medvirke, hva som er barnets mening, vedtak som er fattet

• beskrivelser av de barnevernsfaglige vurderinger og avveininger som er gjort. Dette omfatter saksrelevante drøftinger og faglige analyser, evaluering av tiltak, hvilken vekt barnets mening og hensynet til familiebånd er tillagt i vurderingene, og lignende.

• vurderinger som gjøres selv om det ikke blir gjort endringer for barnet eller familien.

Ved for eksempel vurderinger av samværet for et barn under omsorg, er det av stor betydning at det dokumenteres at vurderingen er gjort selv om det ikke medfører endring. Barnevernstjenesten må da skrive ned sine barnevernsfaglige vurderinger av hvorfor samværet ikke utvides eller innskrenkes, og hvilke avveininger som ble gjort. Hvis det mangler slik dokumentasjon, kan det fremstå som at barnevernstjenesten ikke har fulgt opp barnet og familien, selv om det faktisk er gjort. Dokumentasjon av denne type vurderinger kan ha stor betydning for etterfølgende behandling av saken i nemnd og domstol, samt i ettertid dersom barnet og familien ønsker å gjennomgå saken.

Hvilke dokumenter og opplysninger barnevernsmappen skal inneholde må avgjøres etter en konkret vurdering av det enkelte dokument. Hvorvidt noe er et dokument som skal dokumenteres i barnevernsmappen, må vurderes ut fra innholdet i dokumentet. Det er ikke teknologien eller formatet som avgjør om noe er et dokument. Det kan for eksempel være en e-post, en video, en SMS, et tradisjonelt brev på papir, eller en PDF-fil. Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en sak for barneverns- og helsenemnda eller ved behandling av en klage. Hvis et dokument kan være med på å avgjøre utfallet av saksbehandlingen eller som tilleggsinformasjon i saken på et senere tidspunkt, har det verdi som dokumentasjon. I tillegg er det de dokumenter som har blitt sendt, mottatt eller lagt frem av barnevernstjenesten som skal journalføres.

Departementet kan gi forskrift om nærmere krav til journalplikten og innholdet i journalen, jf. barnevernsloven § 12-4 annet ledd. Slik forskrift er foreløpig ikke gitt.

Utgangspunktet i norsk forvaltningsrett er at forvaltningsspråket i Norge er norsk, og at kommunikasjon med norsk forvaltning skal foregå på norsk.

Barnevernstjenesten plikter å påse at saken er så godt opplyst som mulig før det fattes vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Bestemmelsen kan likevel ikke anses for på generelt grunnlag å oppstille noen plikt for barnevernstjenesten til å oversette dokumenter.

I visse saker vil forvaltningsloven § 17, i tillegg til det ulovfestede kravet til forsvarlig saksbehandling, kunne medføre at det foreligger en plikt for forvaltningen til å sørge for oversettelse. Dette kan være tilfeller hvis ikke barnevernstjenesten på annen måte kan kommunisere forsvarlig med parten, for eksempel saker der barnevernstjenesten selv igangsetter en prosess som leder fram til et vedtak av inngripende karakter. Det må vurderes konkret i det enkelte tilfellet om et dokument skal oversettes. Det må være en lav terskel for å få dokumenter oversatt dersom parten ønsker det.

Les mer om dette i Justis- og beredskapsdepartementet (JD) sin tolkningsuttalelse om veilednings- og informasjonsplikt i kommunikasjon med personer som ikke har tilstrekkelige norskkunnskaper fra 2021.